"Meer medezeggenschap levert betere bedrijfsvoering op"
Alle mensen met een handicap een goed leven, alle medewerkers mooi werk én een financieel gezonde organisatie. Met meer regie op locatie werkt Vanboeijen hieraan. Iedere locatie krijgt de touwtjes zelf in handen en iedereen beslist mee: cliënten, verwanten en medewerkers. Het is Vanboeijens' antwoord op ontwikkelingen in de zorg. Ontwikkelingen waarin een krappere financiering en zorgzwaartepakketten een rol spelen. Suzanne Kars, programmamanager Regie op locatie, vertelt hoe Vanboeijen het lean-model hierbij gebruikt.
"De zorg maakt een behoorlijke ontwikkeling door. Zorgzwaartebekostiging en meer marktwerking vragen organisaties om in alle bedrijfsprocessen de wens van de klant als uitgangspunt te nemen. De kwaliteit omhoog en meer doen met de middelen die er zijn. Continu verbeteren is het recept om voorbereid te zijn op een toekomst met waarschijnlijk steeds krappere budgetten. Dat vraagt om creatieve gedachten, om 'anders kijken, anders denken, anders doen'. Wij bereiken dat met meer regie op locatie." Suzanne Kars is programmamanager Regie op locatie bij Vanboeijen. Met ruim 1600 medewerkers ondersteunt en begeleidt Vanboeijen in Drenthe en daarbuiten meer dan zevenhonderd uitwonende en honderden thuiswonende kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen met een verstandelijke handicap.
Stapjes
Meer regie betekent meer verantwoordelijkheid en eigenaarschap van leidinggevenden, medewerkers en verwanten. Het vereist ook het kunnen omgaan met belangen van verschillende partijen. Want niet alles 'kan'. De dialoog tussen cliënt en persoonlijk begeleider is bepalend voor het vinden van een oplossing. "Maar het is geen knop die je omzet", zegt Suzanne. "Zo'n ontwikkeling gaat stapje voor stapje." In 2005 leverde een missie-/visietraject waarin medewerkers en verwanten meedachten de eerste stap: samen werken aan persoonlijk perspectief, vanuit inspirerend partnerschap. Want dienstverlening doe je samen. Suzanne: "Dit hebben we vertaald naar meer medezeggenschap. Vanuit de overtuiging dat meer medezeggenschap leidt tot een 'goed leven' voor alle mensen met een handicap en 'mooi werk' voor alle medewerkers. Maar ook omdat we geloven dat meer medezeggenschap een positief effect heeft op ons bedrijfsresultaat."
Regie op locatie
In 2007 deed Vanboeijen een nulmeting onder cliënten en medewerkers. "Cliënten hadden behoefte aan meer keuzevrijheid, bijvoorbeeld in het selecteren van persoonlijk begeleiders, en aan meer invloed op de leefomgeving en de vrijetijdsbesteding", vertelt Suzanne. "Medewerkers wilden meer invloed kunnen uitoefenen op de beleidsvorming, en dus ook op de besluitvorming, en meer waardering." In antwoord ontwikkelde Vanboeijen Regie op locatie (ROL). Met als belangrijkste ingrediënt meer medezeggenschap, ook van verwanten en de cliënten zelf. Suzanne: "Voorheen kreeg de verwant een nieuwsbrief en werd hij uitgenodigd voor een barbecue. Nu bepaalt de verwant samen met het team het locatieplan of stelt de begroting op. Wij vinden dat een centrale verwantenraad nog te ver af staat van waar het allemaal gebeurt. Regie op locatie voorziet in een verwantenraad of locatieraad op elke locatie." Een locatieraad is vergelijkbaar met een dagelijks bestuur. Een afvaardiging van verwanten en medewerkers hebben zitting, de teamleider is de regisseur. "De locatieraad vormt een eigen visie op goed leven en mooi werk en beslist in partnerschap wat er gebeurt. De locatieraad is ook verantwoordelijk voor de begroting. Wordt het budget overstegen of naderen de rode cijfers? Dan zoekt de locatieraad door 'anders' te kijken, te denken en te doen naar creatieve oplossingen." Het budget van een locatie komt via interne budgettering tot stand en is afhankelijk van de ZZP's van de cliënten.
Lean-methode
Het concept voor Regie op locatie was klaar, maar toch constateerde Vanboeijen dat er nog iets ontbrak. Of zoals Suzanne het verwoordt: "We hadden het gevoel de kern nog niet te raken. Als je bewustwording en een cultuur van continu verbeteren wilt stimuleren, moet het bottom-up ontstaan. Alleen een integrale veranderaanpak kan leiden tot succes. In alle lagen van de organisatie dus. Daar is meer voor nodig dan alleen leidinggevenden opleiden." Vanboeijen liet zich inspireren door de lean-methode. Beter gezegd, door het SENS-model van Achmea, dat weer op lean is gebaseerd. De lean-methode komt oorspronkelijk uit de autobranche, Toyota werd er wereldberoemd mee. Suzanne: "Lean doet steeds meer opgang in de zorg. Als je het goed vertaalt, is het ontzettend bruikbaar. Ook wij maakten een eigen vertaling. Het mooie van de lean-methode is dat het de klant centraal zet in alle bedrijfsprocessen. Het biedt inzicht in besturingsmogelijkheden en zorgt voor eigenaarschap. Lean zorgt ervoor dat houding en gedrag aansluiten op kernwaarden als klantgerichtheid en persoonlijk leiderschap. Het is een instrument om meer medezeggenschap te creëren, maar ook om 'je eigen winkel' te kunnen runnen."
Knoppen
Voor de medewerkers van Vanboeijen is het een nieuwe benadering. Maar, benadrukt Suzanne, het werkt. "Kijken naar de processen op de locatie is vaak al nieuw voor de medewerkers. Wat is ingericht vanuit klantperspectief en wat is overbodig oftewel een verspilling? Vervolgens gaan ze onderzoeken aan welke 'knoppen', of kritieke prestatie-indicatoren, ze kunnen draaien om een gezonde locatie te zijn. Denk aan cliëntbezetting, aantal uren inzet van medewerkers, ziekteverzuim, naast klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid Een locatie kan er ook eigen knoppen bij formuleren. Want iedere locatie is anders." Zo leren de locaties hoe ze binnen beperkte mogelijkheden toch iets kunnen creëren. En dat medewerkers en verwanten een verantwoordelijkheid hebben. "Je laat mensen nadenken over wat ze zelf kunnen oplossen en hoe ze constant aan verbetering kunnen werken. In plaats van een ander de schuld te geven, bijvoorbeeld de organisatie, leer je ze om het binnen de eigen invloedssfeer samen op te lossen."
ROL-experts
Natuurlijk is Regie op locatie niet alleen een rooskleurig verhaal. Alleen al omdat niet iedereen veranderen leuk vindt. "En als je medewerkers vertelt dat anders kijken, denken en doen wat oplevert, is de eerste reactie vaak 'hoezo, doe ik het nu dan niet goed?'", zegt Suzanne. "We merken dat het medewerkers pas echt raakt als ze het zelf ervaren. Pas dan weten ze wat Regie op locatie is. En pas dan worden ze enthousiast. Medewerkers die vervolgens enthousiaste verhalen doorvertellen aan collega's die nog niet volgens de ROL-methode werken, zijn onze beste sponsors. Daar kan geen communicatietraject tegenop." Ook de verwanten reageren wisselend. "De een vindt het fantastisch, de ander denkt in eerste instantie dat hij de problemen van de organisatie moet oplossen." Uiteraard ondersteunt Vanboeijen de locaties uitgebreid. Daarvoor is een team van ROL-experts opgeleid. Elke locatie krijgt zestien weken lang intensieve ondersteuning van zo'n expert. "Vanboeijen heeft 140 woon-werklocaties, geclusterd rondom ongeveer honderd leidinggevenden. Zij bepalen samen met de manager wanneer ze aan de beurt zijn voor de uitrol van het ROL-model. Ik verwacht dat we over twee à tweeënhalf jaar alle locaties hebben kunnen begeleiden. Want we doen het natuurlijk wel stapje voor stapje."
Meer weten over Vanboeijen, Regie op locatie en de lean-methode? Kijk op www.vanboeijen.nl en www.invoorzorg.nl.
30 mei 2011