“Personeel bepaalt kwaliteit van zorg én bedrijfsmatig resultaat”
De belangrijkste knop waaraan een zorgorganisatie kan draaien is het personeel. Maar wanneer de financieringsstromen sectoroverschrijdend zijn, is dat niet zo eenvoudig. Het formatiemodel van Lentis legt een koppeling tussen de inkomsten uit DBC’s en ZZP’s. De normformatie die hieruit rolt is echter allerminst dwingend. Bedrijfsanalist Anita de Vries: “Ons formatiemodel is een discussiestuk, bedoeld om bewuste keuzes mogelijk te maken.”
Binnen één zorggroep cliënten met DBC’s en ZZP’s: bij Lentis is het eerder regel dan uitzondering, soms zelfs binnen één afdeling. De organisatie wil toch de juiste formatie kunnen berekenen. Daarom ontwikkelde Lentis een integraal formatiemodel, waarin verschillende financieringsstromen samenkomen. “Onze zorggoepen zijn resultaatverantwoordelijke eenheden”, legt bedrijfsanalist Anita de Vries uit. “Maar er was nog geen goed instrument om de directe personeelskosten af te zetten tegen de omzet die ze draaien. Terwijl het personeel, zowel in omvang als deskundigheidsniveau, de belangrijkste knop is om aan te draaien. Personeel is bepalend voor de kwaliteit van zorg en het bedrijfsmatig resultaat.” Zorgconcern Lentis biedt geestelijke gezondheidszorg, hulp bij psychische problemen en preventie, zorg voor ouderen, forensische GGZ en verpleging en verzorging. Daarvoor is het concern verdeeld in zorggroepen. Dignis/Lentis is daar één van en richt zich op ouderen met psychiatrische, psychogeriatrische of somatische problematiek en op verpleging en verzorging.
Basis
Het model, dat organisatiebreed inzetbaar is, is ontstaan uit een brainstormsessie met alle controllers van Lentis. Anita ontwikkelde het vervolgens verder. Bij het V&V-deel van het model was ook controller Ludolf Meijer betrokken. Anita en Ludolf vertaalden alle zorgproducten, zoals beschreven in DBC’s en ZZP’s, naar fte’s en deskundigheidsniveau. Hiervoor gebruikten ze landelijke cijfers. Die gegevens zetten ze in één excelbestand: de basis van het formatiemodel. “Die basis is dus een gemiddelde, een landelijke benchmark”, zegt Ludolf. “Onze praktijk wijkt daar bijna altijd vanaf. Wij hebben bijvoorbeeld minder indirecte uren dan de benchmark. Ons personeelsbestand is daarentegen ‘zwaarder’. Dat komt omdat veel medewerkers al lang bij ons werken en aan het eind van hun schaal zitten.”
Drie kolommen
Het formatiemodel heeft drie kolommen: de formatie volgens de benchmark, dus gebaseerd op landelijke gegevens, de huidige formatie en de streefformatie. Ludolf: “De streefformatie geeft de situatie weer waar de manager naartoe wil. Misschien kiest hij voor wat minder deskundigheidsniveau 4 en juist wat meer niveau 3 en 5.” Hieruit volgt dat de feitelijke situatie dus best kan afwijken van de optimale situatie. De financiën vormen de begrenzing. Daarbinnen kunnen de managers schuiven. “Een aantal afdelingen is wel wat in onbalans”, voegt Anita toe. “Bijvoorbeeld omdat het personeel ouder is en dus in een hogere schaal zit. Het formatiemodel moet helpen om op de juiste manier te groeien.”
Controllers
Lentis gebruikt het formatiemodel in eerste instantie op jaarbasis. De controllers vullen de verwachte productie van een zorggroep of afdeling in. Gebaseerd op de landelijke gegevens rollen daar een x aantal minuten en een x aantal deskundigheidsniveaus uit. Anita: “Informatie op jaarbasis vinden we eigenlijk te weinig, we willen naar kwartaal of maand. Zodat we sneller kunnen reageren.” Het excelbestand is echter tamelijk tijdrovend en ingewikkeld. “Nadeel is dat het daardoor wat verder van de manager af staat”, legt Ludolf uit. “De ene manager heeft wat meer ondersteuning nodig dan de ander, maar het gebruik van het model is nog erg afhankelijk van de zorggroepcontrollers.” Daarom werkt Lentis nu aan een geautomatiseerde versie van het formatiemodel.
Streefformatie
Op sommige afdelingen komt het gebruik van het formatiemodel nu al van de grond. Managers kijken kritisch naar de benchmark en de feitelijke situatie en stellen een streefformatie samen. Andere managers blijven dichter bij de benchmark. Ludolf merkt dat de leidinggevenden in zijn zorggroep, Dignis/Lentis, ook graag tussendoor met het model aan de slag gaan. “Ze zien de productie inzakken of juist toenemen en willen weten wat dat voor de formatie betekent.” Anita begrijpt dat juist de ouderenzorgafdelingen het voortouw nemen. “ZZP’s zijn anders dan DBC’s, geschikter voor deze manier van werken. De DBC-systematiek is ingewikkelder, gaat over jaren en afdelingen heen; er zijn meer complicerende factoren.” Ook daarin speelt het geautomatiseerde formatiemodel een rol, door de informatie zo actueel mogelijk te maken.
Praatstuk
Het uiteindelijke doel is het model dichterbij de managers brengen. Daarom denken de managers zelf ook mee. Leuk, vindt Anita, want ze komen weer met andere ideeën. Tegelijkertijd benadrukt ze dat ook straks, als het formatiemodel geautomatiseerd is, de status ervan niet verandert: “Het formatiemodel is en blijft een praatstuk, een discussiestuk. Het is een middel om de zorginhoud en de cijfers bij elkaar te brengen. Het laat zien waarvoor de organisatie betaald krijgt en maakt bewuste keuzes mogelijk.” Daarnaast vergroot het formatiemodel de interne flexibiliteit. “Organisatiebreed is duidelijk welke afdelingen personeel ‘over’ hebben en welke afdelingen mensen kunnen gebruiken. Flexibiliteit wordt steeds belangrijker. Zeker in de GGZ. Die sector staat de komende jaren enorm onder druk.”
Kleinschalig wonen
Samen met In voor Zorg! ontwikkelde Dignis/Lentis ook een model specifiek voor kleinschalig wonen in de V&V-sector. Formatie is een onderdeel, maar ook andere variabelen, zoals groepsgrootte en overhead. Het resultaat is het instrument ‘de knoppen van kleinschalig wonen’. Het maakt inzichtelijk welke invloed de grote hoeveelheid variabelen op de exploitatie heeft. Ludolf: “Het model garandeert toekomstbestendigheid, het geeft aan wat wel en niet rendabel is. En het maakt ons flexibel en innovatief. Ook kleinschalig wonen kent namelijk variatie. Iedere cliëntpopulatie vraagt een andere benadering. Soms kan een groep van 11 cliënten heel goed werken, soms zijn 6 cliënten echt het maximum.” Lentis gaat nu onderzoeken of dit model ook bruikbaar is voor begeleid wonen in de psychiatrie. Kijk voor meer informatie over ‘de knoppen van kleinschalig wonen’ op invoorzorg.nl.
19 december 2011