"80% vast, 20% flexibel"
De omvang van de formatie laten aansluiten op de ZZP-mix van een afdeling. Menig aanbieder breekt zich er het hoofd over. Het Spectrum, aanbieder van verpleging en verzorging, koos voor een vliegende brigade. Met een maandelijkse check van ZZP’s en formatie bereikt Het Spectrum zo maximale flexibiliteit. Controller Armand Tournois: “Wij kunnen binnen een maand bijsturen, dat vind ik snel.”
Het Spectrum vangt wisselingen in de ZZP-mix op met een formatie van 80% vast en 20% flexibel. Dat dit de juiste verhouding is, weet de aanbieder uit de praktijk. Al in 2007 baseerde Het Spectrum begroting en formatie voor het eerst op zorgzwaartepakketten. “Dat was een sprong in het diepe”, herinnert Armand Tournois zich. Hij is controller en voorzitter van de werkgroep zorgzwaartebekostiging. “Maar we hebben er wel veel van geleerd. Inmiddels hebben we een vliegende brigade, die flexibel inzetbaar is. De contractvormen verschillen: er zijn nul-urencontracten, min-maxovereenkomsten, maar ook medewerkers met vaste uren die het gewoon leuk vinden om overal te worden ingezet.”
Maandelijkse check
Door maandelijks na te gaan hoe de ZZP’s zich tot de formatie verhouden, weet het Spectrum exact waar de vliegende brigade nodig is. Daarvoor is de formatieplanning, die vroeger centraal gebeurde, teruggebracht naar de afdelingen. Teamleiders maken de roosters, zorgmanagers helpen daarbij. “We leggen de verantwoordelijkheid het liefst zo laag mogelijk in de organisatie, om de bewustwording te vergroten”, legt Armand uit. “Dat een hoger ZZP meer handen aan het bed betekent bijvoorbeeld. Teamleiders zijn natuurlijk wel eerst getraind. Bewustwording is trouwens een continu proces. Teamleiders moeten weten welke ZZP’s er op de afdeling zijn en of ze nog passen bij de cliënten. De maandelijkse check helpt hen daarbij.”
Brutoformatie
De begrotingscyclus vormt het uitgangspunt. Uit de verwachte ZZP-productie leidt Het Spectrum een brutoformatie per afdeling af. Armand licht het toe met een voorbeeld. “Stel dat de brutoformatie 22fte is. Daarin is ook het ziekteverzuim, de vakantiedagen en een stukje opleiding verwerkt. Een teamleider moet dus onder de begroting plannen. Zeker in januari, want dan staat de vakantieperiode nog voor de deur.” Als vervolgens begin februari de salarisgegevens van januari binnenkomen, is direct zichtbaar welke afdelingen over het budget heen gaan. “Dat bespreken we dan direct: is er een goede reden voor, gaat er iets niet goed? Dat je als zorginstelling binnen een maand kunt bijsturen, vind ik snel.”
Beter kijken
Ook voor cliënten is de maandelijkse check goed. Armand: “Het klinkt misschien gek, maar voor zorgpersoneel is het zo gewoon dat cliënten achteruit gaan. Ongemerkt komt er steeds een beetje zorg bij. Op een gegeven moment moet je je dan afvragen of het ZZP van de cliënt nog wel past.” Het Spectrum probeert hiervan niet alleen de teamleiders, maar ook de mensen aan het bed bewust te maken. Bijvoorbeeld door medewerkers enquêtes over hun werkzaamheden in te laten vullen. “Dat is echt nieuw, dat deden we eerst niet. Voor 2006 was er ook geen noodzaak toe. Door de financiële impuls kijken we nu beter naar de zorgverlening.”
Overhead
De vraag of een ZZP nog past bij de cliënt leidt soms wel tot ‘schermutselingen’ met het CIZ, zoals Armand het uitdrukt. “Wanneer wij denken dat een ZZP echt te laag is bijvoorbeeld. Gelukkig komen we er altijd uit. Maar het kost wel tijd.” Een nadeel van het systeem zorgzwaartebekostiging vindt Armand dan ook dat de administratieve belasting veel hoger is geworden. “Niet alleen de onderhandelingen met het CIZ, ook de administratieve zorgregistratie is tijdrovend. Ik heb er wel begrip voor, maar feit is dat onze overhead is gestegen.”
Flexbureau
De tevredenheid over de vliegende brigade is groot. “Natuurlijk willen de afdelingen het liefst met een geheel vaste formatie werken. Omdat vaste gezichten beter zijn voor de cliënt”, vertelt Armand. Hij denkt echter dat het meer gevoel dan werkelijkheid is. Bovendien bestaat de vliegende brigade uit mensen die Het Spectrum kennen, die weten hoe de instelling werkt. “Het zijn niet zomaar uitzendkrachten van een willekeurig uitzendbureau.” De vliegende brigade van Het Spectrum werkt nu nog per locatie. Uitbreiding naar een flexbureau, dat alle drie locaties van Het Spectrum bedient, staat gepland voor 2012. De plannen gaan nog verder. “We onderzoeken nu of het flexbureau straks een rol kan spelen in de regio. Samenwerking met andere zorgaanbieders kan waardevol zijn voor een relatief kleine organisatie als Het Spectrum.”
Het Spectrum
Stichting Het Spectrum bestaat uit verpleeghuis De Sterrenlanden en de zorgcentra Thureborgh en Vreedonk. Binnen zorgcentrum Thureborgh biedt Het Spectrum ook verpleegzorg op afdelingen kleinschalig wonen. Het Spectrum is gevestigd in Dordrecht. Kijk voor meer informatie op www.hetspectrum.nl.