Een hulpmiddel om zorgmomenten bespreekbaar te maken
Sluiten de gevraagde en de geleverde zorg nog op elkaar aan? Om dat te meten ontwikkelde de werkgroep zorgzwaartefinanciering van Icare een gebruiksvriendelijk formulier. Verpleeghuis Altingerhof maakt deel uit van Icare. Met het formulier kunnen verzorgenden gedurende korte tijd bijhouden hoeveel tijd ze aan welke handelingen besteden. Manager zorg Willy Deinum: "Is een verzorgende bij een cliënt structureel meer tijd kwijt? Dan doen we een check."
In verpleeghuis Altingerhof wonen mensen met dementie en wordt kortdurende en langdurige somatische zorg gegeven. Het leven speelt zich voor een groot deel af in de huiskamers waar dagelijks gemiddeld tien cliënten verblijven. Altingerhof kiest er nadrukkelijk voor om de zorg niet continu te registreren. "Daar willen we de verzorgenden niet mee belasten", zegt manager zorg Willy Deinum. "Stel dat ze één cliënt geholpen hebben en daarna twee anderen. Dan is het best mogelijk dat de eerste cliënt weer om hulp vraagt. Zelfs al gebruik je een geautomatiseerd systeem, continu registreren vraagt veel van verzorgenden."
Formulier
Toch is registratie af en toe nodig. Willy: "Zolang er geen knelpunten zijn en we dus uitkomen met de tijd, registreren we niet. Maar als de verzorgenden aangeven dat ze het te druk hebben en bij een bepaalde cliënt meer tijd kwijt zijn dan normaal, doen we een check." Hiervoor ontwikkelde de werkgroep zorgzwaartefinanciering van moederorganisatie Icare een formulier in Excel. Alles wat een verzorgende bij een cliënt doet, staat op het formulier. De handelingen zijn gegroepeerd naar functies. Het formulier telt de tijden op. De uitkomsten relateert Altingerhof aan het ZZP. De verzorgende vult het formulier handmatig in. Het ligt op de dossierkar en wordt per dienst bijgehouden.
Screeningsinstrument
"Het formulier is een hulpmiddel om inzicht te krijgen", legt Willy uit. Het initiatief komt van de zorgcoördinator of leidinggevende. "Zie het als een onderlegger, een screeningsinstrument voor leidinggevenden. Stel dat de zorgcoördinator signalen opvangt dat de verzorgende niet uitkomt met de tijd. Dan krijgt ze het formulier mee." De verzorgende houdt een paar dagen bij wat ze doet en hoeveel tijd ze daaraan besteedt. Denk aan wassen, de algemene dagelijkse levensverrichtingen, maar ook de gesprekken met cliënten. "Daar kan bijvoorbeeld uitkomen dat een cliënt nu de passieve lift nodig heeft bij de toiletgang, terwijl dat eerder niet zo was. Of misschien doen de verzorgenden te veel. En soms komt het voor dat de ene verzorgende een uur nodig heeft voor wat een ander in een halfuur doet."
Bespreekbaar
De informatie uit de check is vrijwel altijd bruikbaar en interessant. Wel is het belangrijk dat de managers zorg en de zorgcoördinatoren de verzorgenden uitleggen waarom ervoor gekozen wordt het registratieformulier in te vullen. "Wij geven aan dat het kan helpen om de handelingen eens in kaart te brengen", zegt Willy. "Het is een eenvoudig hulpmiddel om de zorgmomenten bespreekbaar te maken." Als vervolgens blijkt dat de zorg zwaarder is geworden, vraagt het maatschappelijk werk van Altingerhof in overleg met de arts een nieuwe indicatie aan.
Indicatie
Het formulier biedt Altingerhof het voordeel dat ze goed onderbouwd een herindicatie kunnen aanvragen. "Maar", benadrukt Willy, "het helpt ons ook bij het maken van zorgafspraken met nieuwe cliënten." Willy geeft het voorbeeld van een dementerende cliënt met een verstandelijke beperking die onlangs in Altingerhof is komen wonen. Een cliënt die vermoedelijk veel zorg nodig heeft. Haar collega liet de verzorgenden een paar dagen het formulier bijhouden. "Dan heb je gegevens om over te praten, informatie waarmee je als zorgcoördinator en leidinggevende van een team mee verder kunt. Want het uitgangspunt is: dit is wat we hebben, hier moeten we het mee doen. Maar soms blijkt dan dat de indicatie bij opname niet goed is."
Gevoel
Incidenteel registreren koppelt Altingerhof aan het motiveren van mensen. Willy: "Dat betekent dat verzorgenden vanuit hun ervaring en gevoel weten hoeveel zorg de ene cliënt nodig heeft en hoeveel de andere." Zelf heeft Willy onder andere in de thuiszorg gewerkt. Daar wordt elke minuut geregistreerd. Dit doortrekken naar de verpleeghuiszorg is in haar ogen te klinisch, te rigide. "Thuiszorg is echt anders dan intramurale zorg. Wanneer een thuiszorgmedewerker klaar is bij een cliënt, trekt ze de deur achter zich dicht en sluit het af. Letterlijk. In een verpleeghuis verblijven bovendien cliënten met zwaardere ZZP's. En hoe groter de zorgvraag, hoe meer zorgmomenten. In de thuiszorg hebben cliënten er gemiddeld vier, in een verpleeghuis zijn het er soms wel achttien! Hier houden de verzorgenden alle cliënten in beeld tijdens hun dienst. We moeten ervoor waken dat de zorg niet te bureaucratisch wordt. Voorkomen dat een verzorgende straks tegen een cliënt zegt "nee hoor, ik kan u niet helpen, want uw uren zijn op".
Verpleeghuis Altingerhof is onderdeel van Icare. Kijk voor meer informatie over Altingerhof op de website van Icare